Politique de protection des données à caractère personnel

Dernière mise à jour : 15 novembre 2018

L’Ecole Régionale des Avocats du Grand Est, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 (« Règlement Général sur la Protection des données », « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Loi Informatique et Libertés »).

La protection de votre vie privée et de vos libertés individuelles est essentielle pour l’ERAGE, et c’est pourquoi la présente politique de protection des données à caractère personnel a pour objet de vous informer en toute transparence de la façon dont nous utilisons les données que vous nous confiez et de vous présenter les engagements que nous prenons.

Utilisation du site interne

a) Catégories de données traitées

Dans le cadre de votre navigation sur le site de l’ERAGE, nous sommes susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant. Les catégories de données susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

  • Données techniques (adresse IP, logs …)
  • Données relatives à votre navigation

Ces données sont collectées dans le but de respecter les obligations légales pesant sur l’ERAGE, ainsi que pour satisfaire ses intérêts légitimes de gestion technique et d’analyse du site qu’elle édite.

b) Finalités poursuivies

Les données collectées dans le cadre de votre utilisation du site de l’ERAGE sont exclusivement traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion technique du site
  • Analyse du trafic et statistiques

c) Destinataires des données

Les données collectées dans le cadre de votre utilisation de notre site sont exclusivement destinées à un usage interne de la part de l’ERAGE et de ses sous-traitants. Elles ne sont en aucun cas transmises à des tiers.

d) Durée de conservation

Les données collectées dans le cadre de votre utilisation de notre site sont conservées pour une durée n’excédant pas la réalisation des finalités susmentionnées. En tout état de cause, elles ne sont pas conservées pour une durée supérieure à un an.

Formulaire de contact

a) Catégories de données traitées

Dans le cadre de votre utilisation du formulaire de contact disponible sur le site de l’ERAGE, vous nous confiez les données à caractère personnel suivantes :

  • Données relatives à votre identité (nom, prénom)
  • Adresse électronique

Le caractère obligatoire de ces informations vous est indiqué par un astérisque bleu. L’ensemble des informations susmentionnées sont obligatoires pour que votre demande soit prise en compte. Ces données sont collectées et traitées sur la base de votre consentement.

b) Finalités poursuivies

L’ERAGE collecte et traite ces données pour des finalités exclusivement limitées à la gestion de vos demandes de prise de contact. Nous nous engageons à ne pas les utiliser dans un but différent sans votre consentement explicite et spécifique.

c) Destinataires des données

Ces données sont destinées à l’usage exclusif de l’ERAGE et de ses éventuels sous-traitants. L’ERAGE s’engage à ne les transmettre à aucun autre tiers.

d) Durée de conservation

Les données collectées par l’ERAGE dans le cadre de votre utilisation de son formulaire de contact sont conservées pour une durée n’excédant pas la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, qui peut varier selon la nature de votre demande.

Formation initiale (élèves avocats)

a) Catégories de données collectées

Dans le cadre de leur inscription à l’Ecole Régionale d’Avocats du Grand Est, les élèves sont amenés à communiquer à l’ERAGE un certain nombre d’informations. Les données susceptibles d’être collectées en vue d’un traitement sont les suivantes :

  • Données relatives à l’identité (nom, prénom, sexe, date de naissance)
  • Nationalité
  • Situation familiale et profession des parents
  • Numéro de sécurité sociale
  • Adresse postale
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone
  • Coordonnées bancaires
  • Données relatives à la formation (diplômes, CV)
  • Photographies

Ces données sont collectées dans le cadre de l’exécution d’un contrat entre les élèves et l’ERAGE et la totalité de ces informations est ainsi nécessaire pour mener à son terme la procédure d’inscription des élèves et des candidats à l’ERAGE

b) Finalités poursuivies

Les données collectées dans le cadre de l’inscription des élèves et des candidats sont traitées exclusivement dans le but de réaliser les finalités suivantes :

  • Inscription à l’Ecole
  • Gestion pédagogique de la scolarité
  • Gestion administrative de la scolarité
  • Gestion des demandes de bourses
  • Recherche de stage et de collaboration
  • Etablissement de documents officiels (cartes élève, conventions, diplômes)
  • Réalisation de statistiques
  • Intérêt administratif (en cas de contentieux)
  • Contrôles d’audit du CAC
  • Lutte contre les fraudes

L’ERAGE s’engage à ne pas utiliser ces données dans d’autres buts sans le consentement explicite et spécifique des élèves et des candidats.

c) Destinataires des données

Ces données sont destinées à l’usage interne de l’ERAGE et de ses sous-traitants. Cependant, les entités suivantes sont également susceptibles d’être destinataires de certaines données lorsque les circonstances le justifient :

  • Conseil National des Barreaux
  • Organismes publics (Service action culturelle de l’Université, DIRECCTE)
  • Organismes privés (mutuelles)
  • Formateurs et recruteurs
  • Plateformes de formation (360Learning, Rosetta Stone, Openclassrooms, UNJF, ANAAFA, GinoLegaltech)
  • Etablissements qui accueillent les élèves pour les visites (services pénitentiaires, CEDH, CJUE,…)
  • Partenaires de l’ERAGE (Maisons de robe, éditeurs juridiques)

d) Durée de conservation

Ces données sont conservées pour une durée n’excédant pas la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En tout état de cause, elles seront conservées pendant toute la durée de la scolarité de l’élève puis effacées 1 an après son départ de l’ERAGE à l’exception des justificatifs d’entrée à l’Ecole et les certificats et relevés de notes du CAPA qui feront l’objet d’un archivage intermédiaire pour la durée de la carrière des avocats.

Formation initiale (maîtres de stages)

a) Catégories de données collectées

Dans le cadre de l’organisation des stages des élèves de l’ERAGE, cette dernière est amenée à collecter des données à caractère personnel relatives aux maîtres de stage. Les catégories de données suivantes sont ainsi susceptibles d’être collectées :

  • Données relatives à l’identité (nom, prénom)
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Adresse électronique professionnelle
  • Structure d’accueil et fonction occupée

L’ensemble de ces informations sont nécessaires pour établir la convention de stage. Ces données sont collectées dans le cadre de l’exécution d’un contrat tripartite entre l’élève, le maître de stage et l’ERAGE.

b) Finalités poursuivies

Ces données sont collectées dans le but de réaliser les finalités suivantes :

  • Etablissement des conventions de stage
  • Gestion de l’historique des stages effectués par les élèves de l’ERAGE

L’ERAGE s’engage à ne pas utiliser ces données pour des finalités différentes de celles pour lesquelles elles ont été spécifiquement collectées.

c) Destinataires

Ces données sont principalement destinées à l’usage interne de l’ERAGE et de ses sous-traitants. Cependant, l’historique des stages effectués par les élèves de l’ERAGE est également accessible au conseil d’administration qui arrête la liste des élèves admis à se présenter à l’examen du CAPA.

d) Durée de conservation

Les données collectées dans le cadre de la gestion des stages ne sont conservées que pour une durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En tout état de cause, elles seront conservées pendant toute la durée de la scolarité des élèves de la promotion concernée puis effacées 1 an après leur départ de l’ERAGE.

Formation continue

a) Catégories de données collectées

Dans le cadre de l’activité de formation continue, l’ERAGE est susceptible de collecter des données à caractère personnel relatives aux avocats. Dans ce cas, les données suivantes sont collectées :

  • Données relatives à l’identité (nom, prénom, date de naissance)
  • Numéro de téléphone portable
  • Adresse électronique
  • Statut, barreau et année de prestation de serment
  • Coordonnées de la structure d’exercice
  • Attestation de paiement de la contribution à la formation professionnelle (URSSAF)

Ces données sont collectées directement auprès des avocats par le biais d’un bulletin d’inscription papier, dans le cadre de l’exécution d’un contrat.

b) Finalités poursuivies

Les données relatives aux avocats sont collectées et traitées dans le but de réaliser les finalités suivantes :

  • Gestion administrative des formations
  • Gestion pédagogique des formations
  • Inscription, établissement d’attestations de présence et de factures
  • Gestion des formalités FIF-PL
  • Envoi d’offres de formation par e-mail
  • Contrôles d’audit du CAC

L’ERAGE s’engage à ne pas utiliser ces données pour des finalités différentes de celles pour lesquelles elles ont été spécifiquement collectées.

c) Destinataires des données

Ces données sont principalement destinées à un usage interne de l’ERAGE et de ses sous-traitants. Cependant, sont également susceptibles d’être destinataires les entités suivantes :

  • Conseil National des Barreaux
  • Organismes chargés du contrôle des formations (FIF-PL, Data Dock …)
  • Plateformes de formation (360Learning, Openclassrooms,…)
  • Partenaires de l’ERAGE

Ces données ne seront en aucun cas transmises par l’ERAGE à d’autres tiers.

d) Durée de conservation

Ces données sont conservées pour une durée n’excédant pas la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En tout état de cause, elles sont conservées pour une durée maximale de 6 ans.

Fournisseurs

a) Catégories de données collectées

Dans le cadre de la gestion de ses fournisseurs, l’ERAGE est susceptible de collecter des données à caractère personnel les concernant. Les catégories de données collectées sont les suivantes :

  • Données relatives à l’identité (nom, prénom)
  • Adresse professionnelle
  • Adresse email professionnelle
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Coordonnées bancaires

Ces données sont collectées dans le cadre de l’exécution d’un contrat passé entre l’ERAGE et ses fournisseurs.

b) Finalités poursuivies

Ces données sont collectées dans le but de régler les factures des fournisseurs. L’ERAGE s’engage à ne pas utiliser ces informations dans d’autres buts.

c) Destinataires

Ces données sont strictement réservées à l’usage interne de l’ERAGE et de ses éventuels sous-traitants. Elles ne sont en aucun cas transmises à des tiers.

d) Durée de conservation

Les données à caractère personnel contenues dans les factures fournisseurs sont conservées pour une durée de 10 ans, afin de satisfaire aux obligations légales pesant sur l’ERAGE.

Mise à disposition des locaux

a) Catégories de données collectées

Dans le cadre de la mise à disposition de ses locaux à des tiers, l’ERAGE est susceptible de collecter des données à caractère personnel relatives aux représentants des organismes désirant réserver des salles. Les données susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

  • Données relatives à l’identité (nom, prénom)
  • Adresse professionnelle
  • Adresse électronique et numéro de téléphone professionnels
  • Numéro de téléphone portable
  • Entreprise ou organisme et fonction occupée

Ces données sont collectées et traitées dans le cadre de l’exécution d’un contrat passé entre la personne désirant réserver une ou plusieurs salles et l’ERAGE, par le biais d’une fiche papier remplie par la personne concernée.

b) Finalités poursuivies

Ces données sont collectées dans le but de réaliser les finalités suivantes :

  • Gestion des réservations
  • Etablissement des factures

L’ERAGE s’engage à ne pas utiliser ces données pour des finalités différentes de celles pour lesquelles elles ont été spécifiquement collectées.

c) Destinataires des données

Ces données sont destinées à l’usage exclusif de l’ERAGE et de ses sous-traitants. Elles ne seront transmises à aucun tiers.

d) Durée de conservation

Ces données sont conservées pour une durée n’excédant pas la stricte réalisation des finalités susmentionnées. En tout état de cause, elles sont conservées pour une durée de 10 ans après la réservation de la salle, afin de répondre aux obligations légales qui pèsent sur l’ERAGE.

Vidéosurveillance

Dans le cadre de la vidéosurveillance de ses locaux, l’ERAGE est amenée à collecter des données vidéo contenant l’image de toutes les personnes entrant ou sortant des bâtiments, notamment celle de ses salariés, de ses élèves, de ses formateurs et de ses visiteurs.

Ces données sont collectées afin d’assurer l’intérêt légitime de l’ERAGE de sécurité de ses locaux et de traçabilité des accès aux bâtiments.

Ces données sont exclusivement destinées à l’ERAGE, à son sous-traitant chargé de la sécurité, et le cas échéant aux services de police et aux instances judiciaires concernés.

Elles ne sont conservées que pour une durée strictement limitée à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et sont ainsi par principe supprimées un mois après leur enregistrement. Cependant, dans le cas où ces images seraient nécessaires à une enquête ou à une procédure judiciaire, certaines d’entre elles sont susceptibles d’être conservées pour une durée plus élevée.

Toutes les formalités nécessaires ont été accomplies préalablement à la mise en place de cette vidéosurveillance, et l’autorisation préfectorale idoine a notamment été obtenue par l’ERAGE.

Vos droits

Conformément aux dispositions du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, nous vous informons que vous disposez d’un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel. Vous pouvez ainsi nous contacter à tout moment pour :

  • Accéder à et rectifier vos données à caractère personnel, ainsi que de nous demander une copie des données vous concernant en notre possession (droit d’accès et de rectification)
  • Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes (droit d’opposition)
  • Dans les limites prévues par les textes, demander à ce que le traitement de vos données soit limité ou vos données effacées (droit à la limitation et à l’effacement)
  • Recevoir une copie de vos données dans un format structuré, lisible et couramment utilisé, afin de les transmettre à un autre responsable de traitement (droit à la portabilité)
  • Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

par email à l’adresse : dpo@erage.eu

ou

par courrier postal à l’adresse : Ecole Régionale des Avocats du Grand Est – 4 rue Brûlée -67000 STRASBOURG

Afin de vérifier votre identité et pour éviter de transmettre vos données à des tiers se faisant passer pour vous, nous vous prions de joindre à vos demandes une copie lisible de votre carte d’identité. Cette copie sera détruite immédiatement après confirmation de votre identité, et ne sera en aucun cas utilisé dans d’autres buts.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Sécurité

L’ERAGE est attachée à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, et met en œuvre des mesures de sécurité techniques, logistiques et organisationnelles adaptées pour les protéger. Ces mesures assurent un niveau de sécurité adapté aux risques qui accompagnent le traitement de vos données à caractère personnel.

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